Persónuverndarstefna

PERSÓNUVERND ZENTER

Almennt

Zenter ehf. hefur einsett sér að tryggja trúnað, áreiðanleika og tiltækileika persónuupplýsinga í hvívetna.

Í persónuverndarstefnu þessari er því lýst hvernig Zenter ehf. vinnur með persónuupplýsingar einstaklinga. Öll vinnsla fyrirtækisins á persónuupplýsingum fer fram á grundvelli laga nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga („persónuverndarlög“).

Með persónuupplýsingum er átt við allar upplýsingar sem hægt er að rekja til tiltekins einstaklings. Hér má nefna upplýsingar á borð við nafn, kennitölu, heimilisfang, símanúmer, netfang, myndefni, netauðkenni, samskipti og fleira. Í 2. tl. 3. gr. persónuverndarlaga má finna nánari útlistun á því hvað fellur undir hugtakið persónuupplýsingar.

Með vinnslu á persónuupplýsingum er átt við aðgerð eða röð aðgerða þar sem unnið er með persónuupplýsingar. Sem dæmi um vinnslu á persónuupplýsingum má nefna söfnun þeirra, skráningu, varðveislu, breytingu, miðlun, notkun, skoðun og fleira. Í 4. tl. 3. gr. persónuverndarlaga er nánar útskýrt hvað fellur undir hugtakið „vinnsla“.

Ábyrgðaraðili

Ábyrgðaraðili að vinnslu persónuupplýsinga er sá aðili sem ákveður tilgang og aðferðir við vinnsluna, sbr. 6. tl. 3. gr. persónuverndarlaga. Zenter ehf. er í hlutverki ábyrgðaraðila þegar kemur að vinnslu persónuupplýsinga um einstaklinga sem persónuverndarstefna þessi tekur til.

Samskiptaupplýsingar Zenter ehf.:

Zenter ehf., kt. 700414-0190
Laugavegi 178, 105 Reykjavík
Símanúmer: 511-3900
Netfang: zenter@zenter.is

Persónuverndarfulltrúi

Zenter ehf. hefur skipað persónuverndarfulltrúa í samræmi við persónuverndarlög. Hlutverk hans er að sinna innra eftirliti, fræða og ráðleggja starfsfólki um þær skyldur sem hvíla á fyrirtækinu með tilliti til persónuverndarlaga. Jafnframt er persónuverndarfulltrúi tengiliður við einstaklinga og Persónuvernd.

Samskiptaupplýsingar persónuverndarfulltrúa:

Bjarki Pétursson
Netfang: bjarki@zenter.is
Sími: 892 9877

Hvenær vinnur Zenter ehf. með persónuupplýsingar?

Þegar þú ert viðskiptavinur okkar

Viðskiptavinir Zenter ehf. eru alla jafna lögaðilar en geta líka verið einstaklingar. Til þess að viðskiptasamband gangi upp verður fyrirtækið að vinna með persónuupplýsingar, einkum í þeim tilgangi að uppfylla samnings- og lagaskyldur. Styðst vinnsla persónuupplýsinga þá við heimild í 2., 3. og 6. tl. 9. gr. persónuverndarlaga.

Þegar við skráum upplýsingar til að bæta þjónustu og afla viðskipta

Zenter ehf. skráir upplýsingar um samskipti við tiltekna einstaklinga, þ.e. tengiliði viðskiptavina, einstaklinga sem eiga í viðskiptum við Zenter ehf. í eigin nafn og þá sem koma fram í nafni mögulegra viðskiptavina. Er slík skráning nauðsynleg til að bæta þjónustu fyrirtækisins og auka möguleika á viðskiptum. Heimild til vinnslu persónuupplýsinga styðst í þessum tilfellum við 6. tl. 9. gr. persónuverndarlaga.

Þegar við sendum út fréttabréf til viðskiptavina

Zenter ehf. sendir viðskiptavinum fréttabréf með reglubundnum hætti í þeim tilgangi að kynna þjónustu fyrirtækisins. Vinnsla persónuupplýsinga byggir þá á heimild í 6. tl. 9. gr. persónuverndarlaga.

Þegar við gerum kannanir hjá mögulegum viðskiptavinum

Zenter ehf. sendir í ákveðnum tilvikum út kannanir til mögulegra viðskiptavina í þeim tilgangi að fá betri mynd af þörfum viðskiptavina og bæta þjónustu fyrirtækisins. Byggir heimild til vinnslu persónuupplýsinga í þeim tilfellum á 6. tl. 9. gr. persónuverndarlaga.

Þegar þú selur okkur þjónustu

Zenter ehf. á í viðskiptum við ýmsa aðila, svo sem þá sem selja fyrirtækinu sérfræðiþjónustu, úthluta búnaði eða taka að sér ákveðin verk. Í slíkum tilfellum þarf fyrirtækið óhjákvæmilega að vinna með persónuupplýsingar, einkum í þeim tilgangi að uppfylla samnings- og lagaskyldur. Vinnslan styðst þá við heimild í 2., 3. og 6. tl. 9. gr. persónuverndarlaga.

Þegar þú hefur samband í gegnum tölvupóst eða heimasíðu

Einstaklingar geta sent Zenter ehf. fyrirspurn í tölvupósti eða haft samband í gegnum heimasíðu fyrirtækisins. Heimild til vinnslu persónuupplýsinga veltur á tilgangi fyrirspurnar hverju sinni. Ef um er að ræða almenna fyrirspurn frá einstaklingi kann hún að byggja á 1. tl. 9. gr. persónuverndarlaga. Ef um er að ræða fyrirspurn frá tengilið viðskiptavinar kann hún aftur á móti að byggja á 6. tl. 9. gr. persónverndarlaga.

Þegar þú notar vefsíðuna okkar

Vefkökur eru litlar textaskrár sem eru geymdar á tölvunni þinni eða í öðrum snjalltækjum þegar þú heimsækir vefsíðu. Zenter ehf. notar einungis eftirfarandi vefkökur:

Nauðsynlegar vefkökur. Þessar kökur eru nauðsynlegar svo heimasíðan okkar virki með eðlilegum hætti. Heimild til þessa byggir á 6. tl. 9. gr. persónuverndarlaga.

Miðlun persónuupplýsinga til þriðja aðila

Zenter ehf. notar rafrænar lausnir frá þriðja aðila sem auðvelda fyrirtækinu að halda utan um og miðla upplýsingum. Eigendur lausnanna kunna að hafa aðgang að persónuupplýsingum í tengslum við þjónustu þeirra við kerfið. Fyrirtækið gerir ávallt vinnslusamning við viðkomandi þjónustuaðila í samræmi við kröfur persónuverndarlaga. Slíkur samningur kveður meðal annars á um skyldu hans til að gæta fyllsta trúnaðar, tryggja öryggi og fara eingöngu með persónuupplýsingar í samræmi við fyrirmæli Zenter ehf.

Öryggi persónuupplýsinga

Zenter ehf. gert öryggisráðstafanir varðandi tæknimál og skipulag í þeim tilgangi að tryggja viðunandi öryggi persónuupplýsinga. Aðgangi er stýrt að kerfum og húsnæði fyrirtækisins. Starfsmenn fá jafnframt þjálfun og fræðslu með reglubundnum hætti um hvernig gæta skuli að öryggi persónuupplýsinga. Öryggisráðstöfunum þessum er ætlað að vernda persónuupplýsingar gegn því að þær breytist, glatist, verði birtar eða aðgangur veittur að þeim í leyfisleysi.

Varðveislutími persónuupplýsinga

Zenter ehf. geymir persónuupplýsingar í þann tíma sem nauðsynlegt er fyrir fyrirtækið að hafa þær undir höndum. Bókhaldsgögn eru geymd í sjö ár í samræmi við lög nr. 145/1994 um bókhald. Þegar ekki er þörf fyrir Zenter ehf. að hafa persónuupplýsingar undir höndum lengur eyðir fyrirtækið þeim með öruggum hætti.

Réttindi þín

Þú nýtur ákveðinna réttinda samkvæmt persónuverndarlögum. Ef þú vilt neyta þessara réttinda þinna hefur þú samband við okkur í gegnum netfangið zenter@zenter.is. Við höfum einn mánuð til að svara erindi þínu en getum framlengt frestinn um tvo mánuði ef beiðnin er sérstaklega umfangsmikil. Rétt er að taka fram að réttindi þín eru ekki fortakslaus og kunna að vera háð ákveðnum skilyrðum. Hér er að finna yfirlit yfir helstu réttindi þín:

Réttur til aðgangs. Þú átt rétt á að óska eftir aðgangi að þínum gögnum og fá afrit af þínum persónuupplýsingum.

Réttur til leiðréttingar. Þú átt rétt á að fá upplýsingar um þig sem eru rangar og ónákvæmar leiðréttar.

Réttur til eyðingar. Í ákveðnum tilfellum getur þú átt rétt á að þínum persónuupplýsingum sé eytt. Þetta á einkum við í þeim tilfellum þar sem upplýsingar eru ekki lengur nauðsynlegar, þú hefur andmælt vinnslunni, vinnslan reynist ólögmæt, eða ef vinnslan byggir á samþykki sem þú hefur afturkallað.

Réttur til að andmæla vinnslu. Byggi vinnsla okkar á persónuupplýsingum á lögmætum hagsmunum, og þú telur að hún brjóti gegn grundvallarréttindum þínum, þá getur þú andmælt vinnslunni. Við hættum þá vinnslunni nema við sýnum fram á ríkari hagsmuni af því að halda henni áfram.

Réttur til takmörkunar á vinnslu. Í eftirfarandi tilfellum átt þú rétt á að við stöðvum vinnslu persónuupplýsinga:

Ef þú véfengir að persónuupplýsingar séu réttar (þar til við getum staðfest að þær séu réttar).
Vinnslan er ólögmæt, en þú vilt ekki að persónuupplýsingunum sé eytt.
Við þurfum ekki lengur á upplýsingunum að halda en þú þarfnast þeirra til að hafa uppi, stofna eða verja réttarkröfu.
Þú hefur andmælt vinnslunni og við höfum ekki bent á ríkari hagsmuni af því að halda henni áfram.

Réttur til að afturkalla samþykki. Í þeim tilfellum þar sem við byggjum vinnslu á samþykki þínu er þér ávallt heimilt að afturkalla slíkt samþykki. Afturköllun á samþykki þýðir þó ekki að vinnslan sem fór fram áður en samþykki var afturkallað sé ólögmæt.

Réttur til að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd. Teljir þú að ekki sé farið með persónuupplýsingar þínar í samræmi við persónuverndarlög átt þú ávallt rétt á að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd (www.personuvernd.is).

Frekari upplýsingar

Hafir þú frekari spurningar um hvernig Zenter ehf. meðhöndlar persónuupplýsingar þínar getur þú sent okkur fyrirspurn á zenter@zenter.is.

Endurskoðun

Persónuverndarstefna þessi getur frá einum tíma til annars tekið breytingum í samræmi við breytingar sem verða á viðeigandi lögum og reglugerðum eða ef breytingar verða á því hvernig Zenter ehf. vinnur með persónuupplýsingar.