ALGENGAR SPURNINGAR

ALMENNT

Hvernig byrja ég verkefni?

Smellt er á Verkefni í efstu röðinni vinstra megin. Næst er svo ýtt á hnappinn „nýtt verkefni„. Hér er valið hvers konar verkefni á að stofna. 

Get ég tengt Zenter við önnur kerfi?

Hægt er að tengja Zenter við flest kerfi með sérforritun frá forriturum beggja kerfa. 

Get ég tengt Zenter við Outlook?

Nei, í dag er það ekki hægt en unnið er að lausn til að gera þessa tengingu mögulega. 

Ef ég eyði verkefni, hverfur á þá skýrslan?

​Já, þú eyðir öllum gögnum tengdu því verki. 

Ef ég eyði starfsmanni, hvað verður um hans sölur, símtöl í bið, tækifæri...?

Sölur, símtöl í bið og tækifæri hverfa að mestu. Við mælum með að lykilorðinu sé breytt hjá starfsmönnum svo þeir komist ekki inn í stað þess að eyða notanda. Þannig getur þú haldið áfram að birta hann i skýrslum og hefur aðgang að notkunarsögu hans. 

Ef ég sía niður á konur þá fæ ég ekki upp eins margar og ég bjóst við. Hvers vegna?

Ef nota á Aðalsíuna til að sía niður allar konur eða karla þá þurfa allir að vera kynmerktir í kerfinu.

Get ég sent tölvupóst með kveðju frá tilteknum starfsmanni?

Já. Þetta er gert þegar að tölvupósturinn er búinn til. Þegar skrifa á kveðjuna er notast við kóðann „Kær kveðja, %userFullname% 

TÖLVUPÓSTAR

Ég finn ekki gamla verkefnið mitt sem ég sendi síðast út?

Þegar verk hefur verið sent úr færist það á tvo staði. Annars vegar yfir í Skýrslur þar sem hægt er að skoða niðurstöður verksins. Hins vegar í Unnin verk undir Verkefni en þar er hægt að afrita verkið með því að ýta á kassana tvo, merkið vinstra megin við nafn verksins. 

Hvar vel ég viðtakendur, ég sé ekki skref númer 3?

Ef að skref 3 hverfur þá hefur verið hakað í „Stofna handvirkan tölvupóst“ í skrefi 1. Til að opna fyrir skref 3 þá þarf að taka hakið úr „Stofna handvirkan tölvupóst“. Lesa má meira um handvirkar tölvupóstsendingar  næstu spurningu. 

Hvað er að stofna handvirkan tölvupóst?

Handvirkur tölvupóstur er gagnlegur þegar senda á út tölvupóst á einn viðtakanda í einu. Til dæmis þegar verið er að senda tilboð með PDF skjali á einn viðtakanda í einu þá getur þetta verkfæri komið að góðum notum. Handvirkur tölvupóstur er sendur út í gegnum viðskiptamannaspjald hvers og eins. 

Hvar finn ég lykilnúmer til að senda út tölvupóst?

Finna má lykilnúmer undir Stillingar í efstu röðinni. Þar er svo ýtt á „Almennar stillingar“ vinstra megin á skjánum.

Get ég sett nafn viðtakanda í subject línu?

Já. Þegar settur er inn kóðinn {$recipient->name} ({$recipient- >firstname} fyrir fornafn) þar sem nafnið á að koma, þá sækir kerfið nafnið á viðtakandanum. Þetta er einnig hægt í SMS-i. 

Get ég sótt mynd sem er í markaðsefni hjá mér?

Smellt er á Markaðsefni í efstu röðinni. Næst er svo ýtt á Myndir, þar sjást allar myndirnar og er hægt að vista þær með því að hægri smella á einstaka mynd og smella á „save link as“. 

Af hverju eru myndirnar ekki í línu og af sömu stærð?

Öllum myndum sem settar eru inn í verkefni er breytt fyrirfram í ákveðna stærð/breidd, hæðin fylgir með í réttum hlutföllum. Ef myndirnar eru ekki settar inn í kerfið í sömu stærð (breidd og hæð í sömu hlutföllum) þá ná myndirnar ekki að vera í línu. 

Hvernig minnka/stækka ég bilið á milli línanna?

Hægt er að stjórna bili á milli lína í ritlinum. Góð þumalputtaregla er að hafa línubilið 6px meira en leturstærðin. 

Dæmi: Ef leturstærð er 14px ætti línubilið að vera 20px. 

Get ég tengt viðbragðshnapp í tölvupóstinum við markhóp?

Já. Til að tengja viðbragðshnapp við markhóp þarf að notast við Hnappasnið. Þegar búið er að skrifa nafnið á hnappinum í titil er smellt á „velja möguleika“ hnappinn og þá opnast gluggi þar sem hægt er að velja á milli þess að tengja hnappin við markhóp, senda tölvupóst, setja viðtakanda í úthringiherferð eða hefja feril. Ef valið er að setja viðtakanda í markhóp þarf að smella á „velja“ takkann svo „valmöguleikar„ til að velja þann markhóp sem að viðtakandinn á að fara í. 

SMS

Hvað kostar að senda SMS?

Verðið á SMS er breytilegt eftir samningum og magni. Hafa skal samband við starfsfólk Zenter með því að senda tölvupóst á zenter@zenter.is eða hringja í sima 511-3900. 

Hvað má SMS vera langt?

Eitt SMS má vera 160 bil. Ef að SMS textinn fer yfir 160 bil er rukkað fyrir 2 SMS. 

Ég get ekki sent SMS?

Helsta ástæða þess að ekki er hægt að senda SMS er að það vantar inneign til útsendingar. Hægt er að fá iánneign með því að senda póst á zenter@zenter.is eða í gegnum spjallið.

Hvernig hækka ég heimildina mína?

Hafa þarf samband við starfsfólk Zenter til að hækka heimild. 

Mega íslenskir stafir vera í SMS?

Ekki er hægt að notast við íslenska starfi í SMS útsendingum. 

ATH! Ö og Æ teljast ekki sem séríslenskir starfir og því er hægt að nota þá. 

KÖNNUN

Get ég sent áminningu í pósti á þá sem hafa ekki svarað?

Já. Smellt er á Skýrslur í efstu röðinni. Næst er tiltekin skýrsla opnuð og smellt er á kallinn hjá Viðtakendur sem opnuðu ekki tölvupóstinn. Næst er smellt á „senda áminningu“ hnappinn. Við þetta verður til afrit af verkinu með þeim viðtakendum sem opnuðu ekki tölvupóstinn. Hægt er að breyta innihaldi tölvupóstsins ef það á við. Ef um áminningu er að ræða er gott að bæta því inn í efnislínuna í nýja verkinu. 

Get ég búið til mismunandi spurningar eftir því hvert svarið við fyrri spurningu var?

Já. Fyrir aftan hverja spurningu má sjá grænan plús. Smellt er á hann til að búa til undirspurningu undir aðalspurningu. Hægt er að tengja nýju spurninguna við eitt eða fleiri svör. 

Dæmi: Ef að viðskiptavinur gefur tiltekinni þjónustu einkunn á bilinu 8-10 fær hann upp spurninguna: „Frábært, er eitthvað sem við getum gert enn betur?“. Hins vegar ef að viðskiptavinur gefur 4-7 gæti spurningin verið „Leiðinlegt að  heyra, hvað veldur því að þú ert ekki ánægðari með þjónustuna okkar?“

Hvað mega margar spurningar vera í einni könnun?

Ekki er takmark fyrir þvi hvað mega vera margar spurningar, en gott er að vera með skýra mynd af því hver tilgangur könnunarinnar á að vera þannig að hægt sé að búa til spurningar sem eru hnitmiðaðar og skýrar. Góð þumalputtaregla er að láta þátttakandann vita hve löng könnunin er. 

Hvaða tegundir af spurningum get ég notað?

Zenter býður upp á eftirfarandi tegundir af spurningum og svörum: 

1. Krossaspurningar & 1 svar lóðrétt (Radio button) 

2. Krossaspurningar & 1 svar lárétt (Radio button)

3. Krossaspurningar & 1 svar lárétt (Föst stærð)

4. Krossaspurningar & mörg svör 

5. Krossaspurningar & 1 svar (Fellilisti) 

6. Já/Nei

7. Opin spurning

SÍMAHERFERÐ

Get ég séð hvað viðskiptavinurinn keypti síðast?

Hægt er að birta markhópa á símaspjaldinu og er það gert í skrefi 1 þegar símaherferðin eru bin til. ekki er hægt að beintengja vörur við markhópa og þvi þarf að flytja inn vöruupplýsingar yfir í markhópa með Excel. Þetta á ekki bara við um vörur. Einnig getur verið hjálplegt að birta síðasta viðbragð símtals eða tegund viðskiptavinar. 

Hvaða upplýsingar get ég birt á símaspjaldinu?

Hægt er að birta þær upplýsingar sem til eru í markhópum, viðbragð síðasta símtals, tegund viðskiptavinar, fjölda starfsmanna o.s.fr.v. Þetta er atriði sem snjallir markaðsmenn nota mikið. Hægt er að lesa meira um þetta í bæklingnum Símaherferð

Hvernig færi ég símtöl í bið á milli starfsmanna?

Í skrefi 5 er smellt á takkann „Símtöl í bið“. Hér kemur upp listi yfir öll símtöl í bið. Velja þarf hvaða símtöl á að flytja með því að haka í viðskiptavinina eða velja öll símtöl sem eru skráð á tiltekinn starfsmann. Neðst á síðunni er svo hægt að velja hvaða starfsmann á að flytja símtölin yfir á. 

Það koma ekki upp fleiri á úthringilistanum. Hvað geri ég?

Lang algengasta ástæða þess er að listinn sem verið er að nota í herferðinni er búinn. Þá er tvennt til ráða: Bæta við einum eða fleiri listum í herferðina eða losa um símtöl sem eru í bið. Það er gert með því að smella á verkefnið og ofarlega til vinstri er „Símtöl í bið“. Neðst á þeirri síðu eru valmöguleikar um að færa símtöl framar í tíma svo hægt sé að halda áfram með úthringiherferðina. 

Starfsmaður fær ekki upp annað símtal, en samt er nóg eftir af herferðinni?

Það geta verið tvær ástæður fyrir því. 

1. Starfsmaðurinn hefur ekki leyfi til að vera með fleiri símtöl í bið. Hægt er að laga það undir Stillingar notanda. 

2. Starfsmaðurinn hefur ekki aðgang að þeim lista sem verið er að nota. Hægt er að velja lista starfsmanns undir Stillingar notanda. 

Hvað geri ég þegar þessi skilaboð birtast á skjánum: „Þú hefur náð hámarksfjölda á símtölum í bið“?

Veita þarf tilteknum starfsmanni leyfi fyrir því að vera með fleiri símtöl í bið. Það er gert undir Stillingar notanda. 

Ef ég bæti við öðrum lista, hvað verður um þann sem þegar er verið að nota?

Listinn sem þegar er í notkun helst inni og hinn bætist ofan á. Ef að sama fyrirtæki/einstaklingur er á báðum listunum og bið er að hringja í viðkomandi þá birtist hann ekki aftur í Næsta símtal. Kerfið bætir eingöngu þeim sem voru ekki fyrir í herferðinni í herferðina.

Hvernig festi ég viðtakendur í herferð?

Í skrefi 5 er ýtt á hnappinn „Festa viðtakendur við“. Bæði er hægt að festa viðtakendur á næsta lausa starfsmann og niður á tiltekin starfsmann. 

Hvar bý ég til viðbragðshnappa?

Smellt er á Stillingar í efstu röðinni. Næst er svo ýtt á hnappinn „Viðbrögð“, en þar eru öll viðbrögðin búin til. Hægt er að lesa meira um gerð viðbragðshnappa í bæklingnum Símaherferð

Hvað geri ég ef ýtt er á rangan hnapp í símtali?

Ef ýtt er á rangan viðbragðshnapp í símtali, getur stjórnandi farið í Samskiptasöguna sem finna má í skrefi 5 og breytt afstöðunni með því að ýta á ritilinn. Ef að starfsmaður vill gera þetta sjálfur þarf hann að fara á aðalsíðu verkefnisins, en þangað kemst hann með því að smella á nafn verkefnis. Næst er svo smellt á hnappinnn „Samskiptasaga“, fyrirtækið fundið og þar er smellt á reitinn til að breyta afstöðunni. 

Hvar stilli ég það sem birtist á upplýsingaspjaldinu?

Á upplýsingaspjaldinu er hægt að birta ferla og markhópa. Veita þarf aðgang fyrir hvort um sig undir Stillingar notanda. Hægt er að lesa meira um upplýsingaspjaldið í bæklingnum Almennar leiðbeiningar. 

LISTAR OG MARKHÓPAR

Zenter er ekki að taka við Excel CSV skjalinu mínu. Hvað skal gera?

Ef að þetta gerist er ekki verið að hlaða inn réttu skjali eða skjalið er of stórt. Gott er að keyra inn skjal með yfir 60.000 línum í tveimur hlutum. 

Af hverju koma upplýsingar í ranga reiti þegar að ég flyt inn gögn?

Ef að þetta gerist hefur ekki verið notast við rétt CSV skjal. CSV skjalið sem að þarf að nota má sækja ef smellt er Zenter logoið efst í vinstra horninu. 

Hver er munurinn á CSV skjalinu sem ég hleð niður með upplýsingum og því tóma sem ég sæki úr Zenter kerfinu?

Tóma CSV skjalið sem sótt er staðlað form sem að kerfið þekkir og er alltaf notað til að færa gögn inn í Zenter kerfið. CSV skjalið sem kerfið býr til þegar gögn eru flutt út úr kerfinu er öðruvísi og MÁ EKKI nota það við innflutning á gögnum. 

Hvernig bæti ég einum einstaklingi eða fyrirtæki í lista eða markhóp?

Ef að einstaklingurinn eða fyrirtækið er þegar í kerfinu er hægt að leita að þeim í leitarglugganum uppi í vinstra horninu. Næst er svo smellt á tiltekinn viðskiptavin. Við það opnast viðtakendaspjaldið. Hér er hægt að breyta hvaða listum og markhópum tiltekinn viðskiptavinur tilheyrir með því að smella á Listar og ferlar eða Markhópar. Ef að einstaklingurinn eða fyrirtækið er ekki í kerfinu þarf að byrja á því að stofna viðskiptavininn. 

Hvað má listinn vera stór?

Engin takmörk eru fyrir því hve stór listinn getur verið. 

Hvað má ég vera með marga lista?

Engin takmörk eru fyrir því hversu marga lista má vera með. 

Hvað má ég vera með marga markhópa?

Engin takmörk eru fyrir því hversu marga markhópa má vera með.

Er hægt að eyða eða sameina lista?

Þegar hakað er í kassann vinstra megin við nafn lista þá birtast auka valmöguleikar uppi í hægra horninu „Eyða lista“ og „Sameina lista“. Hægt er að velja þá alla lista sem eru inni í kerfinu og annað hvort sameina þá eða eyða þeim. 

Er hægt að eyða markhópum?

Til að eyða markhóp er smellt á ritilinn fyrir framan hvern flokk. Hægt er að eyða öllum markhópunum með því að ýta á hnappinn „Eyða flokki markhóps“, einnig má smella á ritilinn fyrir framan hvern markhóp fyrir sig ef óskað er eftir því að eyða stökum hópum.

Hvar sé ég hvenær viðkomandi einstaklingur bættist við í lista?

Opna þarf listann. Þar má sjá 2 glugga með dagsetningum. Hér má leita eftir sérstökum dagsetningum og tíma. 

Hvernig afskrái ég fólk af lista?

Sjá spurningu: „Hvernig bæti ég einum einstaklingi eða fyrirtæki í lista eða markhóp?“. Sama aðferð er notuð og þegar bæta á einhverjum á lista eða í markhóp. 

FERLAR

Get ég breytt verkefni í feril?

Já. Hægt er að breyta virkum verkum (verkefnum sem ekki hafa verið send út) í feril. Þegar að nýr ferill er gerður koma upp þrír valmöguleikar: Nýtt verkefni, Bæta við virku verki og Loka. Ef smellt er á „Bæta við virku verki“ opnast ný mynd þar sem valið er nafn verks og ef seinkun á að eiga sér stað. Einnig er hægt að bæta við virku verki í feril á sama hátt. 

Get ég breytt feril sem er þegar farinn af stað?

Ekki er hægt að breyta feril sem er farinn af stað. Ef að feril er breytt munu bara þeir viðtakendur sem settir eru í ferilinn eftir breytingar fá þær.